في نهاية يوم العمل أو المناوبة، المشكلة ليست عادة في نقص الملاحظات، بل في أن الشخص التالي يحتاج أن يعرف بسرعة: ما الذي أُنجز؟ ما الذي لا يزال معلقًا؟ من المسؤول؟ وما الذي يحتاج إلى تحقق؟
OpenAI تقترح رسميًا نمط Shift handoff: تحويل ملاحظات العمل إلى تسليم منظم يشمل الاتصالات والطلبات والزوار والأسئلة المعلقة، مع التمييز بين ما تم إنجازه فعليًا وما جرى إعداد مسودة له فقط، وعدم اختراع المعلومات الناقصة.
البرومبت
هذه ملاحظاتي من المناوبة/يوم العمل:
[الصق الملاحظات هنا]
حوّلها إلى تقرير تسليم واضح للشخص الذي سيستلم العمل بعدي.
نظّم التقرير إلى:
1. أُنجز
- الأعمال التي اكتملت فعلًا.
- لا تعتبر إعداد مسودة أو إرسال طلب بمثابة إنجاز نهائي إذا كانت النتيجة لا تزال معلقة.
2. قيد المتابعة
لكل عنصر اذكر:
- الموضوع.
- آخر إجراء تم.
- الحالة الحالية.
- الشخص/القسم المسؤول إن كان مذكورًا.
- الخطوة التالية.
- الموعد أو الأولوية إن كانا مذكورين.
3. ينتظر ردًا
- من ننتظر منه الرد؟
- بشأن ماذا؟
- منذ متى، إذا كان التاريخ موجودًا؟
4. يحتاج قرارًا
- المسألة التي تحتاج قرارًا.
- المعلومات المتوفرة.
- المعلومات الناقصة قبل اتخاذ القرار.
5. أسئلة أو معلومات غير مؤكدة
ضع هنا كل نقطة لا تستطيع تأكيدها من الملاحظات.
6. أهم 3 أشياء يجب على المستلم البدء بها.
قواعد إلزامية:
- استخدم فقط المعلومات الموجودة في الملاحظات.
- لا تخترع أسماء أو مواعيد أو حالات.
- لا تفترض أن المهمة اكتملت لمجرد أن رسالة أُرسلت أو مسودة أُعدت.
- ميّز بوضوح بين: مكتمل / قيد التنفيذ / ينتظر ردًا / غير مؤكد.
- إذا كانت معلومة أساسية ناقصة فاكتب: «يحتاج إلى تحقق».
- لا تضف بيانات شخصية غير ضرورية.
- اجعل التقرير مختصرًا وقابلًا للمسح السريع.لماذا يعمل؟
القيمة ليست في «تلخيص» الملاحظات، بل في تحويلها من سجل لما حدث إلى حالة تشغيلية يمكن للشخص التالي أن يتصرف بناءً عليها. وهذا يحافظ على عنصر مهم جدًا في البرومبت الأصلي: الفصل بين الإجراء المنفذ وبين النتيجة التي لم تتحقق بعد.
مثال سريع
بدل ملاحظات مثل:
كلمت المورد بخصوص الطلب.
جهزت الرد للعميل.
المحاسبة ما ردوا.
موعد خالد الخميس بس مو متأكد الساعة كم.يُفترض أن يعيدها ChatGPT إلى شيء قريب من:
قيد المتابعة:
- طلب المورد: تم التواصل مع المورد؛ النتيجة الحالية غير مذكورة.
الخطوة التالية: التحقق من رد المورد.
- رد العميل: تم إعداد المسودة فقط.
الحالة: لم يتم تأكيد الإرسال.
ينتظر ردًا:
- المحاسبة: يوجد رد معلق؛ موضوع الرد غير محدد في الملاحظات.
يحتاج إلى تحقق:
- موعد خالد يوم الخميس، لكن الساعة غير مؤكدة.وهنا تظهر الفائدة: النموذج لا يحوّل «جهزت الرد» إلى «تم الرد».
أين يفيد؟
مناسب لتسليم المناوبات، خدمة العملاء، إدارة المشاريع، العمليات، فرق المبيعات، المتاجر، الاستقبال، الفرق الإدارية، وحتى بين شخصين يتناوبان على إدارة مشروع. ويمكن استخدامه مع ChatGPT أو Claude أو Gemini؛ لكن مصدر الفكرة المنشورة هنا هو OpenAI Academy.
طريقة التخصيص
لفريق خدمة العملاء، أضف: رقم التذكرة + العميل + SLA + آخر تواصل.
للمشروعات: المهمة + المسؤول + الاعتماد المطلوب + Blocker.
للتشغيل الميداني: الموقع + الحادثة + الإجراء المتخذ + حالة التصعيد.
الخطأ الشائع
لا تستخدم:
لخص ملاحظات اليوم.هذا قد ينتج ملخصًا جميلًا لكنه لا يضمن أن يعرف المستلم ما الذي عليه فعله بعد ذلك.
الأفضل أن تطلب Handoff لا Summary.
النسخة السريعة
حوّل الملاحظات التالية إلى تقرير تسليم مناوبة.
قسّمه إلى:
- أُنجز.
- قيد المتابعة.
- ينتظر ردًا.
- يحتاج قرارًا.
- يحتاج إلى تحقق.
- أهم 3 خطوات تالية.
استخدم المعلومات الموجودة فقط.
لا تخمّن.
لا تعتبر المسودة أو الطلب المرسل نتيجة مكتملة.
ميّز بوضوح بين ما حدث وما يزال معلقًا.
الملاحظات:
[الصقها هنا]المصدر
OpenAI Academy — ChatGPT Prompt Pack for Congressional Staff Assistants. البرومبت الأساسي الخاص بـ Shift handoff منشور في الحزمة الرسمية؛ أما النسخة العربية الموسعة أعلاه فهي من تطوير Let’sDoAI وليست ترجمة حرفية للبرومبت الرسمي.